Drive: Unterschied zwischen den Versionen

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Diese Funktion ermöglicht es, eigene Webseiten zu erstellen, auf denen externe Benutzer Dateien hochladen können, ohne ein Benutzerkonto zu haben. <br>
 
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*Erstellen eines Upload-Formulars
 
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Version vom 16. Januar 2019, 10:40 Uhr

Einführung

Vorstellung der TERRA Drive Lösung

Das TERRA Drive ist eine File Sync- und Share Lösung für den KMU-Sektor. Unser Lösungspartner ist PowerFolder, ein familiengeführtes Softwareunternehmen aus Düsseldorf.
Mit TERRA Drive können Sie Ihre Daten mit Kollegen und Partnern teilen und gleichzeitig an gemeinsamen Dokumenten arbeiten.
Die Daten liegen dabei in der TERRA CLOUD in Deutschland. Die TERRA Drive Lösung ist zudem mobil nutzbar. So empfangen Sie die Daten auch auf Ihrem Mobilgerät.

Features im Überblick

Allgemein

  • Ordner mit WebDAV anbinden
  • Erstellen und löschen von Ordnern
  • Drag & Drop kompatibel
  • Ordner als ZIP Archiv herunterladen
  • Bildergalerie
  • Listen und Rasteransicht
  • Ordner Berechtigungen verwalten (lesen, lesen/schreiben, Admin)
  • Newssystem um die letzten Änderungen anzuzeigen
  • Ordner und Dateien mit anderen Nutzern teilen
  • Benutzerkontoinformationen verwalten
  • Geräteinformationen anzeigen
  • Ordnerinformationen anzeigen (Größe, Staus der Synchronisation, Änderungsdatum)

Dateien und Verzeichnisse

  • Erstellen, Umbenennen, Verschieben, Kopieren und Löschen von Verzeichnissen
  • Erstellen, Umbenennen, Verschieben, Kopieren und Löschen von Dateien
  • Verzeichnisse als ZIP Archiv herunterladen
  • Dateien und Verzeichnisse via link teilen (mit maximaler Downloadanzahl und Ablaufdatum des Links)
  • Upload von mehreren Dateien in einem Schritt
  • Anzeigen und Wiederherstellen von gelöschten Dateien
  • Anzeigen von Datei-Informationen wie Änderungsdatum, Bearbeiter und Größe

Unterstützte Betriebssysteme

Folgende Betriebssysteme werden unterstützt:

  • Microsoft Windows 7 / 8.1 / 10 / 2008 R2 / 2012 / 2012 R2 / 2016
  • Linux/Unix/Solaris Debian, Redhat
  • MAC OS 10.10 oder höher
  • Android 4.4 oder höher
  • iOS 6.0 oder höher
  • Internetbrowser (auch Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer usw. mobil)

Benötigte Ports

Ausgehend werden die folgende Ports benötigt:

  • 8080
  • 2546

Um das TERRA Drive ohne Einschränkungen nutzen zu können, wird es ausdrücklich empfohlen, die o.g. Ports in Ihrer Firewall explizit zuzulassen.

TERRA Drive Web

Login und Weboberfläche

Gehen Sie auf https://drive.terracloud.de und loggen Sie sich mit Ihren Benutzerdaten ein.
Anmeldemaske

Benutzer, Gruppen und Organisationen

Verwaltung von Benutzerkonten

Als Organisations-Admin können Sie neue Nutzer anlegen, bestehende bearbeiten oder löschen.
Auflistung der Benutzer

Erstellen/Bearbeiten von Nutzerkonten

Drücken Sie einfach auf die Schaltfläche Plus und geben die Informationen des neuen Benutzerkontos ein.

Reiter Benutzerkonto

  • Benutzername: Dies ist der Login-Name des Benutzers. Die beste Wahl ist es, hier die primäre E-Mailadresse des Nutzers zu hinterlegen.
  • Passwort: Setzen Sie ein Passwort für das Benutzerkonto. Dies kann der Nutzer später selbst

ständig ändern.

  • Vorname: Hier können Sie den Vornamen des Nutzers eingeben.
  • Dieser wird in der Account-Übersicht angezeigt anstatt des Benutzernamens.
  • Nachname: Dies Verhält sich wie der Vorname und wird anstatt des Benutzernamens angezeigt. Wenn beide Felder gefüllt werden, werden beide zum vollen Namen zusammen angezeigt.
  • Telefon: Hier kann die Telefonnummer des Nutzers hinterlegt werden.
  • Gültig bis: Setzen Sie hier ein Datum ab wann der Nutzer sich nicht mehr einloggen kann. Dies ist sehr hilfreich für zeitlich begrenzte Mitarbeiter
  • Quota (GB): Tragen Sie den Speicherplatz dem der Nutzer zugewiesen werden soll ein. Denken Sie daran, dass Sie nicht mehr Quota zuweisen können, als in der Organisation verfügbar sind.
  • Notizen: Hier können Notizen hinterlegt werden. Jeder eigene Text ist möglich.

Reiter E-Mails

Sie können weitere E-Mailadressen des Benutzers hier eintragen.
Diese können ebenfalls für den Login verwendet werden oder um Ordner an diesen Nutzer freizugeben.

Reiter Ordner

In diesem Reiter können Sie Ordner für ein Nutzerkonto anlegen oder bestehende Ordner löschen.
Zusätzlich können Sie auch jegliche Berechtigungen auf Ordnern für diesen Nutzer bearbeiten.

Reiter Gruppen

Sie können den Nutzer über diesen Reiter direkt zu Gruppen hinzufügen.

Reiter Organisationen

Hier können Sie die Berechtigung des Nutzers für diese Organisation ändern oder den Nutzer zu einer weiteren Organisation hinzufügen.
In diesem Fall verbraucht der Nutzer aber in beiden Organisationen Quota und einen Nutzerplatz.

Gruppen anlegen und verwalten

Als Nutzer haben Sie die Möglichkeit Gruppen mit Nutzern anzulegen, die auf dieselben Ordner Zugriff erhalten.
Diese Funktion hilft Ihnen viele Dateien in Nutzergruppen zu teilen.
Um eine Gruppe zu erstellen öffnen Sie die Benutzerkontoübersicht und wechseln Sie auf den Tab Gruppen.

Erstellen von Gruppen

Drücken Sie dort auf die Schaltfläche Plus um den Dialog zur Gruppenerstellung zu öffnen.
Gruppe erstellen

Zuerst müssen Sie der Gruppe einen Namen geben und optional auch eine Beschreibung.
Im Ordner Tab können Sie Ordner erstellen, die mit der Gruppe geteilt werden. Alternativ können Sie auch bestehende Ordner verwenden.
Gruppenordner festlegen

Auf dem Mitglieder Tab können Sie existierende Nutzerkonten zu der Gruppe hinzufügen.
Zusätzlich können Sie einem anderen Nutzer administrative Berechtigung erteilen, damit dieser ebenfalls neue Ordner und Mitglieder der Gruppe hinzufügen oder löschen kann.

Bearbeiten von Gruppen

Nachdem Sie auf Speichern gedrückt haben, wird die Gruppe in der Liste auftauchen.
Nun können Sie auf den Gruppennamen drücken, um die Gruppe weiter zu bearbeiten.
Da die Gruppe nun existiert, können Sie auch einen Avatar hinterlegen, um einfach zu unterscheiden, um welche Gruppe es sich handelt oder für welchen Zweck diese erstellt wurde.
Avatar der Gruppe bearbeiten

Organisationen

In der Hauptnavigation unter „Organisationen“ können Sie Informationen einsehen, Benutzer hinzufügen und alle Benutzer einsehen, die der Organisation angehören.

  • Organisations-Adminübersicht

Falls Sie der Admin einer Organisation sind, können Sie alle wichtigen Informationen im Dashboard erhalten.
Sie erhalten auf einen Blick Übersicht über die zugewiesene Quota, die Anzahl der Accounts, die Gruppen innerhalb Ihrer Organisation und die Laufzeit Ihrer Lizenz.
Dashboard Organisation

Organisation bearbeiten

Wenn Sie Ihre Organisation bearbeiten möchten drücken Sie auf „Bearbeiten“ neben dem Titel "Organisation" in Ihrem Admin Dashboard.
Ein Dialog mit allen Informationen der Organisation öffnet sich. Sie können Sie nach Belieben bearbeiten.
Sollte sich durch Ihre Veränderung an der Quota-Zuweisung etwas verändern, wird dies in der Quota-Leiste unten angezeigt.

Reiter Organisation

In diesem Reiter können Sie als normaler Organisations-Admin nichts verändern. Dafür benötigen Sie höhere Admin-Berechtigung.
Hier wird Ihnen die zugewiesene Quota, die Anzahl der maximalen Benutzerkonten und die Laufzeit Ihrer Organisation angezeigt.

Reiter Avatar

Hier können Sie einen Avatar hochladen, der für die Organisation angezeigt wird.

Reiter Domains

Hier können Sie Ihre Maildomains hinterlegen. Es ist möglich Zugriff auf die Organisation auf diese Domains zu beschränken.

Reiter Mitglieder

Hier werden Ihnen alle aktuellen Mitglieder angezeigt mit der entsprechenden Berechtigung. Es gibt zwei verschiedene Berechtigungen: Mitglied und Admin.

Reiter Gruppen

Sie können hier Gruppen zu Ihrer Organisation hinzufügen oder anlegen.

Arbeiten mit Foldern

Diese Seite beschreibt die Handhabung von Ordnern und Dateien im Web Portal.

Ordnerliste

Nach dem Anmelden werden Sie sofort auf die Ordnerliste weitergeleitet. Hier können Sie neue Ordner anlegen, durch Ihre Ordner navigieren oder neue Dateien hochladen.
Ordnerliste

Ordner erstellen

In Ihrer Ordnerliste können Sie neue Ordner erstellen, die Sie getrennt teilen können.
Da nur der Ordner auf der obersten Ebene direkt mit anderen Nutzern geteilt werden kann, empfehlen wir Ihnen Ihre Dateien bereits auf der obersten Ebene zu trennen, anstatt alle Dateien in einen Ordner hochzuladen.
Ordner erstellen

Um einen neuen Ordner zu erstellen drücken Sie auf das Plus Symbol und geben Sie den Namen des neuen Ordners ein.
Namen des Ordners bestimmen

Wenn Ihr Ordner erfolgreich erstellt wurde, taucht dieser sofort in Ihrer Ordnerliste auf und kann verwendet werden.
Eine kleine Bestätigungsmeldung wird Ihnen in der unteren linken Ecke angezeigt.
Wenn Sie dies in einem Ordner machen, können Sie Unterordner erstellen, um Ihre Dateistruktur zu sortieren.

Dateien hochladen

Unser Web Portal ermöglicht es Ihnen Ihre Dateien direkt hochzuladen.
Sie können Ihre Dateien per Drag n' Drop von Ihrem Dateiexplorer auf den Browser ziehen.
Wenn Sie die Datei über die verschiedenen Elemente ziehen, können Sie sehen, wo Sie die Datei(en) hochladen können.
Dateien per Drag n' Drop hochladen

Nachdem Sie die Datei loslassen, wird der Upload Dialog geöffnet. Hier sehen Sie nun die Dateien, die Sie versuchen hochzuladen.
Sie können nun Dateien, die Sie fälschlicherweise hinzugefügt haben entfernen oder weitere Dateien über den Button Datei hinzufügen in dieser Liste aufnehmen.
Sobald Sie auf Upload drücken werden alle Dateien in dieser Liste in Ihren Ordner hochgeladen.
Ein kleiner Fortschrittsbalken an jeder Datei zeigt Ihnen den Fortschritt des Uploads an.
Upload-Übersicht

Sie können diesen Dialog auch ohne vorher Dateien in Ihren Ordner zu ziehen öffnen.
Dafür navigieren Sie in einen Ihrer Ordner, drücken Sie auf das Plus und wählen Sie dann „Datei hochladen“ aus.
Datei hochladen

Ordner und Dateien herunterladen

Sie können entweder komplette Ordner als .zip Datei oder einzelne Dateien herunterladen.
Wählen Sie einfach aus, was Sie herunterladen möchten und drücken Sie dann im Menü oben rechts auf Download.
Dateien auswählen

Aktionsmenü

Es ist möglich Dateien zu verschieben, zu löschen, sie umzubenennen, oder eine Kopie zu erstellen.
Wenn Sie ein Element auswählen, wird ein Menü oben rechts geöffnet, wo Ihnen je nachdem was Sie ausgewählt haben unterschiedliche Menüpunkte angezeigt werden.
Das folgende Menü wird Ihnen angezeigt, wenn Sie eine einzelne Datei auswählen:
Aktionsmenü

und das folgende Menü, wenn Sie mehrere Dateien auswählen:
Aktionsmenü bei mehreren Dateien

  • Download: Startet den Download der ausgewählten Elemente.
  • Umbenennen: Öffnet einen Dialog um die Datei oder den Ordner umzubenennen.
  • Kopieren: Erstellt eine Kopie der Datei im selben Ordner.
  • Ausschneiden: Schneidet das ausgewählte Element aus. Das Aktionsmenü zeigt Ihnen im Anschluss die Schaltfläche Einfügen an. Navigieren Sie zu dem Ordner in den Sie die Datei verschieben möchten und drücken Sie dort auf Paste.
  • Wiederherstellen: Öffnet den Wiederherstellungsdialog, um Dateien die gelöscht wurden wiederherzustellen.
  • Löschen: Löscht die Datei.
  • Ansicht ändern

Sie können die Standardansicht der Ordner zwischen 3 verschiedenen Modi umschalten. Drücken Sie dafür auf die Schaltfläche Liste Symbol oben rechts und wählen Sie die Ansicht, die Sie wünschen.

  • Liste Symbol Liste: Dies ist die Standard Listenansicht.
  • Raster Symbol Raster: In dieser Ansicht werden die Ordner in einem Raster angezeigt.
  • Galerie Symbol Galerie: Öffnet die Galerie-Ansicht für diesen Ordner. Kann nur ausgewählt werden, wenn Bilder in dem Verzeichnis enthalten sind.

Sortierung

Die Liste aller Elemente kann Ihren Wünschen entsprechend sortiert werden. Drücken Sie dafür auf den entsprechenden Titel und die Sortierung wird sofort angewendet.
Ein Pfeil neben dem Namen zeigt Ihnen die Reihenfolge der Sortierung an.
Sortierung

Dokumente erstellen und bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit Dokumente online direkt mit OnlyOffice zu erstellen und zu bearbeiten.
Drücken Sie dazu auf das Dokument, die Tabellenkalkulation oder die Präsentation in Ihrem Ordner und dieses wird automatisch mit OnlyOffice geöffnet und Sie können sofort mit der Bearbeitung beginnen.

Neue Dokumente erstellen

Drücken Sie dafür auf das Plus und wählen Sie den Dateityp den Sie erstellen möchten.
Ein Dialog öffnet sich und fragt Sie nach dem Dateinamen für die neue Datei.
Nachdem Sie diesen eingegeben haben und auf Speichern gedrückt haben wird das Dokument mit dem Online Editor geöffnet.

Bearbeiten von vorhandenen Dateien

Drücken Sie auf den Namen des Dokumentes. Es wird sich sofort mit dem Online Editor öffnen und Sie können sofort mit der Bearbeitung beginnen.
Nachdem Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie den Tab mit dem Dokument schließen.
Wenn Sie den Tab geschlossen haben wird das Dokument zurück in Ihrem Ordner gesichert.
Es ist möglich mit mehreren Nutzern an demselben Dokument zeitgleich zu arbeiten.
Für eine bessere Kommunikation können Sie in Echtzeit die Änderungen der anderen Nutzer sehen und mit einem Chat über die Änderungen sprechen.

Management von Dateiversionen

Terra Drive hält alle Änderungen von Dateien in unterschiedlichen Versionen vor. Jede Datei, die überschrieben wird, wird als eigene Version abgelegt.
Diese Funktion bietet die Möglichkeit, Dateien auf frühere Versionen zurückzusetzen, falls sich Änderungen als falsch erweisen sollte.
Um die einzelnen Versionen zu sehen, drücken Sie auf Versionierung Versionen.
Alle Ordner in denen sich gelöschte oder versionierte Dateien befinden werden Ihnen nun angezeigt. Sie können in diesem navigieren und einzelne Dateien oder Ordner wiederherstellen.
Papierkorb

Löschen von Versionen um Speicherplatz freizugeben

Bevor Versionen gelöscht werden, fragt der Server nach, ob dies tatsächlich gewünscht ist.

  • Alles löschen
    • Um alle Versionen zu löschen drücken Sie die Schaltfläche Löschen Symbol am oberen Ende der Liste. Dies löscht alle Versionen von Dateien und gibt den gesamten Speicherplatz der durch Versionen oder gelöschten Dateien belegt wird.
  • Löschen von einzelnen Ordner- oder Dateiversionen
    • Um einzelne Ordner- oder Dateiversionen zu löschen, drücken Sie dafür auf die Schaltfläche Löschen Symbol am Ende der Reihe in der der Ordner steht.
Dies wird alle Versionen und gelöschte Dateien in diesem Ordner oder die Versionen der gewählten Datei löschen.

Änderungsübersicht

Im Web Portal haben Sie die Möglichkeit über alle Änderungen in Ihren Ordnern sich zu informieren.
Drücken Sie dafür auf den Menüpunkt News Neuigkeiten. Eine Seite wird nun geöffnet, die Sie umfassend über alle Änderungen an Ihren Dateien informiert.
So behalten Sie immer den Überblick, ob Dateien verändert wurden.
Newsübersicht
Falls Sie nur wissen möchten, was Sie in Ihrer aktuellen Sitzung getan haben, können Sie mit der Maus auf das SymbolBenachrichtigung oben rechts auf der Seite gehen.
Ein kleiner Popup wird Ihnen dann anzeigen, welche Aktionen in der aktuellen Sitzung durchgeführt wurden.

Ordner und Dateien teilen

Der Teilen Dialog zeigt Ihnen alle Möglichkeiten an, mit denen Sie einen Ordner oder eine Datei teilen können. Drücken Sie auf Ordner um die Ordnerliste anzuzeigen.
Drücken Sie auf die SchaltflächeTeilen an dem Ordner, den Sie teilen möchten.
Ein Dialog wird sich öffnen, in dem Sie alle Möglichkeiten angezeigt bekommen, mit denen Sie diesen teilen können.

Teilen mit anderen Nutzer

  • Berechtigungen gewähren
    • Öffnen Sie den Teilen Dialog auf der obersten Ordnerebene.
    • Geben Sie die E-Mail des Benutzers ein, den Sie zu einem Ordner einladen möchten und drücken Sie Enter.
    • Wiederholen Sie dies, bis alle Nutzer die Sie einladen möchten in der Liste angezeigt werden.
    • Wählen Sie nun die Berechtigung aus, die Sie den Nutzern erteilen möchten. (Kann lesen, kann lesen und schreiben oder kann administrieren).
    • Bestätigen Sie die Einladung mit einem Klick auf Hinzufügen

Rechte vergeben

  • Berechtigungen entziehen
Es ist möglich Berechtigungen zu ändern oder komplett zu entziehen.
Öffnen Sie den Teilen Dialog des Ordners.
Drücken Sie auf das Drop Down Menü neben dem Benutzer den Sie editieren möchten.
Ändern Sie die Berechtigung entsprechend Ihren Wünschen.

Teilen von Ordnern und Dateien via Link

  • Link erstellen
Das Teilen mit dieser Funktion erfordert kein Nutzerkonto für die anderen Teilnehmer. Es wird dafür ein Link erzeugt, der an die Teilnehmer gesendet werden kann.
Öffnen Sie den Teilen Dialog
Drücken Sie auf die Schaltfläche "Link erstellen" ->Eine Link (URL) wird sofort erscheinen.
Sie können nun konfigurieren, was mit dem Link gemacht werden kann. Drücken Sie dafür auf das Drop Down Menü mit "Jeder mit diesem Link"

Link teilen
1. Kann Hochladen: Erweitert den Link um eine Upload Funktion. Zusätzlich zum normalen Download können Teilnehmer nun auch Dateien über diesen Link in das verlinkte Verzeichnis hochladen. (Nur möglich mit Ordnern und Unterordnern)
2. Kann lesen: Dies ist die Standardeinstellung. Nutzer von diesem Link können das verlinkte Element herunterladen.
3. Einstellungen: Hier kann ein Ablaufdatum und die maximale Anzahl von Downloads, ab wann der Link gelöscht wird eingetragen werden. Zusätzlich kann hier auch ein Passwort auf dem Link ver-geben werden.
4. Entfernen: Entfernt den Link. Keine weiteren Downloads oder Uploads über diesen sind dann mehr möglich.

Drücken Sie anschließend auf In Zwischenablage kopieren um den Link in die Zwischenablage zu kopieren.

  • Link öffnen

Wenn der Link geöffnet wird, öffnet sich zuerst eine einfache Seite. Auf dieser Seite befindet sich eine Download- und falls eingestellt eine Upload-Schaltfläche.
Zusätzlich befindet sich ein direkter Download-Link auf dieser Seite, der verwendet werden kann, um zum Beispiel mit Konsolen die Datei oder den Ordner herunterzuladen.
Download Link

Upload Formular

Diese Funktion ermöglicht es, eigene Webseiten zu erstellen, auf denen externe Benutzer Dateien hochladen können, ohne ein Benutzerkonto zu haben.

  • Erstellen eines Upload-Formulars
    • Sie können diese Funktion in der Weboberfläche aktivieren.
    • Öffnen Sie dafür den Teilen Dialog
    • Drücken Sie auf die Schaltfläche "Upload Formular"
    • Es wird sich ein Popup öffnen, indem Sie den Ordner-Namen und die Beschreibung festlegen müssen.
    • Die Angabe des Gültigkeitsdatums und der Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse ist optional.

Nach dem Drücken der Schaltfläche Speichern sehen Sie den Link, den Sie mit allen teilen können, die etwas in den Ordner hochladen sollen.
Jeder Upload eines Benutzers erstellt einen Unterordner innerhalb des von Ihnen gewählten Ordners der obersten Ebene und erstellt einen Datei-Link zu diesem Unterordner,
sodass Sie die Dateien direkt mit anderen Personen teilen können oder wenn der Benutzer vergessen hat, etwas hochzuladen,
kann er diesen Datei-Link öffnen und die fehlenden Dateien hochladen, ohne einen neuen Unterordner zu erstellen.
Upload Formular

Das Öffnen des Links des Upload-Formulars öffnet die Seite, auf der jeder Benutzer seine Daten eingeben kann, um sicherzustellen, dass er später identifiziert werden kann.
Upload Formular

  • Benutzername: Dies ist der Name des Unterordners, der erstellt wird.
  • E-Mail: Diese E-Mail erhält eine Benachrichtigung, wenn die Dateien erfolgreich hochgeladen wurden. Auch bei jeder Änderung innerhalb des erstellten Datei-Links erhält der Benutzer eine Benachrichtigung.
Wenn die Landing Page gelöscht wird oder abläuft, werden keine weiteren Mails verschickt.
  • Passwort: Dieses Feld kann leer gelassen werden. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein Passwort festzulegen, wird der Datei-Link, der erstellt wird, durch dieses Passwort geschützt.

Verwaltung von Links