Backup FAQ/en

Billing and Data Volume

At what point is the volume of data on the vault recorded and billed?

The volume of data stored on the Vault is recorded on the 15th of the month. Based on this reference date, the financial billing is subsequently processed at the end of the month.

What volume of data serves as the basis for billing?

Billing is always based on the volume of data in its native state—that is, the actual amount of data present on the system being backed up—
regardless of the extent to which the data is compressed during the backup process.

Here is an example:
If a 700 GB hard drive contains 400 GB of data, exactly that 400 GB is recorded as the billable data volume.
Even if the backup occupies only 300 GB on the vault due to compression, the basis for billing remains the original data volume of 400 GB.

Granular Restore Tool - License

You will be asked for a license during the installation of the Granular Restore Tool.

Please send an email to support@terracloud.de with your customer number and the subject line "Granular Restore License".
We will then provide you with the appropriate license.

Retention and Recovery

What is the maximum retention period for backups?

The maximum retention period depends on the selected backup package.
With the TERRA CLOUD Backup Basic and Backup Standard packages, backups can be retained for up to 365 days.
This meets typical requirements for short- to medium-term data retention policies.

However, if you use TERRA CLOUD Backup Enterprise, significantly expanded retention options are available.
This package allows backups to be stored for up to 10 years, which is particularly relevant for companies with long-term compliance or archiving obligations.

What is the maximum number of restore points that can be saved?

Up to 50 backups can be permanently stored in a backup package.
Additionally, a buffer zone of 10 further backup sets is available; this is utilized before older backups are overwritten or recalculated.

Starting with the 61st backup set, an automatic recalculation of the 11 backup sets—including the aforementioned buffer zone of 10 safe sets—takes place.

What recovery options are available within the TERRA CLOUD backup solution?

The TERRA CLOUD backup solution offers a wide range of recovery options to reliably handle diverse scenarios—from restoring individual files to complete system recovery.

To begin with, individual files, folders, or entire drives can be restored.
In addition, bare-metal recovery (BMR) capabilities are available, allowing entire systems—including the operating system, configuration, and data—to be reconstructed in a fully bootable state.

Restorations can be performed either to the original system or to a different system, which is particularly useful in the event of hardware failures or migrations.
Furthermore, TERRA CLOUD offers various advanced options—such as an emergency service, the provision of an IaaS disaster recovery VM, automated BMR restorations, and rapid VM recovery—
to keep downtime to an absolute minimum.

Components and Architecture

What tasks does the TERRA CLOUD Backup Agent component perform?

The TERRA CLOUD Backup Agent component is installed directly on the system to be backed up and serves as the central technical unit for all backup and recovery processes.
It communicates continuously with the backup portal and the vault, handling both the execution of scheduled backups and the performance of recovery operations.
The agent enables full backups of physical and virtual systems and also supports bootable recoveries.

In addition, the agent offers flexible operating modes, such as hybrid backups or direct cloud backups. It also allows for the granular recovery of individual files and folders.

The agent is managed and monitored centrally via the TERRA CLOUD Backup Portal (backup.terracloud.de), ensuring unified and efficient control of all backup instances.

What functions does the TERRA CLOUD Backup Portal component provide?

The TERRA CLOUD Backup Portal component provides a centralized, multi-tenant management interface for controlling all backup instances and customer environments.
The portal enables full administration of connected backup agents, including the creation and management of backup jobs, schedules, notifications, and other configurations.
In addition, the portal offers extensive recovery capabilities, ranging from the restoration of individual files to entire systems.
Another key feature is the ability to update and configure Windows agents directly via the portal.
At the same time, it provides comprehensive monitoring of all connected systems, allowing administrators to keep track of the status of backups and systems at all times.

Various reporting functions are available for analysis. Furthermore, software packages, documentation, and other resources can be downloaded directly from the portal.
An integrated news ticker provides information on the latest notices, updates, or important changes.

What role does the TERRA CLOUD Backup Vault component play in the overall system?

The TERRA CLOUD Backup Vault serves as the central backup destination for all data transmitted by the agent.
It handles the storage, management, and provision of the safe sets required for recovery operations.

The primary vault is located in the Hüllhorst data center.
The secondary vault is located in the Düsseldorf data center and is used for additional redundancy and resilience.

Thanks to this distributed structure, the vault component ensures that data is stored reliably, securely, and in geographically separate locations.

Which agent types are available within the TERRA CLOUD backup solution?

• Windows-Agent
• Linux Agent
• vSphere Client
• Hyper-V Agent

Register again

The "Re-register" function allows you to replace the agent's locally stored configuration with a computer configuration stored on the Vault, or to supplement the existing configuration.
This is necessary, for example, after reinstalling the agent, as the agent is not configured automatically upon reinstallation.
You can also use this function to supplement the current configuration—for instance, if you removed a backup job from the portal (and thus from the agent) while the data and configuration remained on the Vault.
After re-registering, the missing backup job will reappear in the portal.

Procedure:
1. Select the relevant agent in the backup portal. You will find the "Re-register" action under the "Vault Settings" tab.
2. Load the Vault profile created for the customer site; you can then execute the "Load computer" action.
3. All systems located on the relevant Vault will now be displayed on the right-hand side.
4. Once you have selected the relevant system and executed the "Save" action, the configuration will be restored.
5. Edit the existing jobs and enter the encryption password for each one. Then, synchronize every affected job.
6. Once synchronization has completed successfully, you can run the affected jobs.

VSS

Attached is a brief explanation regarding VSS:

What exactly is VSS?

• VSS stands for "Volume Shadow Copy Service"
• Translation: Volume Shadow Copy Service
• Implemented since Windows XP / Windows Server 2003; used to create versions (snapshots)
• A snapshot is a point-in-time image of a volume (read-only)
• VSS operates at the block level
• VSS technology is used in most backup solutions that back up Windows systems
• VSS errors are the primary source of issues with these backup solutions

Components of VSS Technology

VSS Writer:

• Each VSS-aware application installs its own VSS writer on the system; this is required to bring the application into a consistent state.

VSS Requestor:

• Any program requiring consistent data can act as a requestor—in our case, the backup agent.

VSS Provider:

• The provider creates and manages shadow copies of data on the system.

Customer Location and Performance

Wie können Backups gehandhabt werden, wenn der Kunde nur eine sehr langsame Internetanbindung besitzt?

In diesem Fall empfiehlt sich der Einsatz eines Hybrid Backups.
Durch dieses Modell steht ein lokaler Backup‑Satellit zur Verfügung, der direkt vor Ort betrieben wird und die Sicherungen zunächst lokal entgegennimmt.
Dadurch müssen große Datenmengen nicht sofort über die langsame Internetverbindung übertragen werden.

Gibt es Alternativen, um ein Initial‑Backup ohne Internetübertragung in die Cloud zu überführen?

Ja, für Initial‑Backups, die aufgrund einer sehr langsamen oder instabilen Internetverbindung nicht effizient in die Cloud übertragen werden können, besteht die Möglichkeit,
die Sicherungsdaten auf eine USB‑Festplatte zu exportieren und diese direkt an die TERRA CLOUD einzusenden.
Alternativ können die Daten auch von einem anderen Standort aus auf einen von uns bereitgestellten FTP‑Account hochgeladen werden.
Nach Eingang werden die Daten durch unser Team direkt in den entsprechenden Vault importiert.

Weitere Informationen zum genauen Ablauf finden Sie im folgenden Wiki‑Artikel: Link

Backing up a DATEV SQL database

Backing up a DATEV SQL database involves certain specific considerations compared to backing up a "standard" SQL database.
Typically, the administrator does not have full access to the database, meaning the SQL plug-in cannot be used.
Additionally, file-based backups may encounter issues because the timestamp of the database file (MDF file) is sometimes reset.
Transaction logs do not need to be truncated, as circular logging is configured for the DATEV SQL database.

Recommended backup strategy:
The system should be protected using an image-based BMR backup, as the timestamp of the database file is irrelevant with this partition-based backup method.

How does the migration of existing customers' backups to a TERRA CLOUD Backup Enterprise platform work?

Initial Situation:
You currently have Backup Standard or Backup Basic packages booked for your customers and wish to migrate your customers' backups to a new TERRA CLOUD Backup Enterprise Vault.

Note regarding TERRA CLOUD Backup Satellites:
The TERRA CLOUD Backup Enterprise add-on is required to migrate TERRA CLOUD Hybrid Backup packages.
This provides you with three options when booking TERRA CLOUD Backup Enterprise Hybrid accounts:

1. New Order: You receive a new Vault account combined with a new satellite
   (migration of existing data backups is possible as part of the migration to the platform)
2. Migration Order: Use this option to migrate an existing Vault account and satellite to your platform
   (the existing account is migrated, and the satellite is connected to your Basevault)
3. Upgrade Order: With this option, a new Vault account and a new satellite are provisioned, e.g. B. to switch to a larger satellite
   (the old Vault account must be specified for the migration)

Preparation:
Please prepare for the migration process by taking the following steps:

1. Order the TCBE Vault system for your company at the desired location (please note the provisioning time of up to 10 business days).
2. Once your new Vault system has been provisioned, place an order for a Vault account for each of your customers (you can assign the Vault accounts to the respective customers).
3. Create a comparison list—e.g., in Microsoft Excel—matching the old Vault account (e.g., 12345-DRMEY) with the newly ordered Vault account on your TCBE Vault (e.g., 12345-DRMEYER).
4. A support ticket for the migration process is automatically generated when your Vault system is provisioned; please use this ticket to coordinate the timeframe for the migration.
   

Migration Procedure:
The TERRA CLOUD team initiates the process on the morning of the scheduled migration day.
You will receive an email notification indicating which accounts have been started for migration. Immediately after the migration starts, you can configure the new backup destinations for the agents, as described in the instructions for adjustments in the Backup Portal.
Please note that backups cannot be performed during the migration, as both accounts are locked while the process is underway.
Migrations typically complete on the same business day, allowing scheduled backups from the agents to run against the migrated data on the dedicated vault.

How does the migration work technically?
The migration process initiates a copy operation that transfers the configured computers, backup jobs, and safesets from the old account on the shared vault to the account on the TCBE vault system.

How many end customers can be migrated per day?
Generally, approximately 5 end customers can be migrated per day; this depends on the size of the respective accounts (approx. 1.5 TB of natively protected data).

What happens to the old accounts after the migration?

Once the entire migration process is complete, you must cancel the old accounts; otherwise, you may be billed twice.

Naturally, a support team member is available as a contact person should you have any questions during the migration process.

Welche Überwachungs‑ und Reporting‑Möglichkeiten bietet die Backup‑Lösung?

Die TERRA CLOUD Backup‑Lösung stellt verschiedene Möglichkeiten zur Überwachung und Auswertung der Sicherungen bereit.
Die zentrale Anlaufstelle ist das Backup‑Portal, über das alle angebundenen Systeme überwacht werden können.
Dort stehen zudem Berichte und Statusübersichten zur Verfügung, die einen schnellen Überblick über den Zustand der Sicherungen ermöglichen.

Zusätzlich können Server‑Eye‑Sensoren eingesetzt werden, die eine tiefere technische Überwachung erlauben.
Diese Sensoren lassen sich flexibel installieren und bieten detaillierte Einblicke in den Zustand der Backup‑Agenten und Sicherungsprozesse.
Für individuelle Anforderungen besteht außerdem die Möglichkeit, durch die Auswertung der vom Agent erzeugten XML-Dateien, eigene Sensoren zu entwickeln.

Ergänzend kann das TERRA Management genutzt werden, das grundlegende Monitoring‑Funktionen bereitstellt, wenn auch in einem eher rudimentären Umfang.

Darüber hinaus unterstützt das Backup‑Portal Mailbenachrichtigungen, die an einen oder mehrere Empfänger versendet werden können.
So werden Administratoren automatisch über Fehler, Warnungen oder erfolgreiche Sicherungen informiert.

Welche Trigger stehen zur Verfügung, um eine Sicherung zu starten?

Für die Ausführung von Sicherungen stehen verschiedene Trigger‑Mechanismen zur Verfügung.
Der wichtigste und am häufigsten genutzte Mechanismus ist der Zeitplan, der sowohl für Server als auch für Clients individuell konfiguriert werden kann.
Dadurch lassen sich Sicherungen automatisiert zu festen Zeiten oder in definierten Intervallen ausführen.

Zusätzlich stehen auf Windows‑Clients Windows‑Trigger zur Verfügung.
Diese ermöglichen es, Sicherungen beim Herunterfahren oder Hochfahren des Systems automatisch zu starten.
Dadurch können insbesondere mobile oder selten eingeschaltete Geräte zuverlässig in die Backup‑Strategie eingebunden werden.

Wird ein Backup automatisch abgebrochen, wenn die Paket‑ oder Mengengrenzen überschritten werden?

Nein, die Sicherung wird in diesem Fall nicht abgebrochen.
Der Backup‑Prozess läuft vollständig weiter, sodass keine Daten verloren gehen und die Sicherung wie geplant abgeschlossen wird.

Allerdings führt das Überschreiten der Paket‑ oder Mengengrenzen zu einer kaufmännischen Hochstufung des Backup‑Pakets.
Dadurch entstehen Mehrkosten, die entsprechend der höheren Nutzung berechnet werden.

Was passiert, wenn ein Server von Malware oder einem Virus befallen wurde und unmittelbar danach eine Sicherung läuft? Sind frühere Safesets dadurch gefährdet?

Die vom Backup‑Agent erstellten Safesets werden auf dem jeweiligen Vault oder Satelliten ausschließlich als schreibgeschützte Dateien abgelegt.
Sobald ein Safeset erstellt wurde, kann es nicht mehr verändert oder überschrieben werden.

Damit ist sichergestellt, dass keine Schadsoftware bereits bestehende Sicherungen kompromittieren kann.
Selbst wenn unmittelbar nach einer Infektion ein Backup ausgeführt wird, bleiben alle zuvor erzeugten Safesets vollständig intakt und unverändert.

Storage and Data Management

Erfolgt eine georedundante Speicherung der gesicherten Daten in der TERRA CLOUD?

Ja, die in Hüllhorst gespeicherten Sicherungsdaten werden regelmäßig auf den sekundären Vault im Rechenzentrum Düsseldorf repliziert.
Dadurch entsteht eine georedundante Datenhaltung, die zusätzliche Ausfallsicherheit bietet.

Vom sekundären Vault können ausschließlich Wiederherstellungen durchgeführt werden; direkte Sicherungen dorthin sind nicht vorgesehen.

Besteht die Möglichkeit, Backup‑Daten lokal abzulegen?

Ja, durch die Buchung eines Hybrid Backups besteht die Möglichkeit, Sicherungsdaten lokal abzulegen.
In diesem Szenario wird ein sogenannter Satellit bereitgestellt, der entweder als physischer Server oder als virtuelle Maschine vor Ort betrieben wird.

Der Satellit wird im Backup‑Portal als primärer Vault konfiguriert.
Zu definierten Zeiten repliziert er seine lokal gespeicherten Sicherungen automatisch auf den zentralen Basevault im Rechenzentrum Hüllhorst.
Von dort erfolgt zusätzlich eine Replikation auf einen sekundären Basevault im Rechenzentrum Düsseldorf, wodurch eine georedundante Datenspeicherung gewährleistet wird.

Darüber hinaus können Wiederherstellungen direkt vom lokalen Satelliten durchgeführt werden, was insbesondere bei langsamen Internetanbindungen erhebliche Vorteile bietet.

Kann beim Einsatz eines Hybrid Backups der Satellit dauerhaft umgangen werden, sodass direkt gegen den Base-Vault gesichert wird?

In einem Hybrid Backup ist der Satellit ein fester und technisch notwendiger Bestandteil der Gesamtlösung.
Er übernimmt die lokale Speicherung der Sicherungen sowie die zeitgesteuerte Replikation in die TERRA CLOUD.
Eine dauerhafte Umgehung des Satelliten ist daher nicht vorgesehen.

Unter bestimmten Bedingungen kann der Satellit jedoch temporär über einen Bypass umgangen werden – beispielsweise wenn der Satellit noch nicht geliefert wurde oder aufgrund eines technischen Problems vorübergehend nicht zur Verfügung steht.
In solchen Ausnahmefällen kann nach Rücksprache mit dem Support der Agent direkt gegen den Base‑Vault sichern.

Eine dauerhafte Nutzung des Hybrid Backups ohne Satelliten ist jedoch nicht möglich.

Are there password restrictions for the backup agent?

There is a 31-character limit for all passwords used with the TERRA Cloud Backup Agent.
This includes:

• Encryption passwords
• Password hints
• SQL credentials
• VRA credentials
• Oracle credentials
• SMTP credentials
• Vault credential passwords
• etc...

Only the following characters are permitted for use in the encryption password and hint fields: a-z, A-Z, Á-ÿ, 0-9, spaces, !@#$%^&*()_-+=[]{}|'":;<.>\/?

Changing the encryption password for a backup job

You have the option to reset the encryption password. To do this, navigate to the relevant backup job in the backup portal and select "Edit job."
You can then set a new password. Please note that backups created with the old encryption password can only be restored using that same password.
Please be aware that a new initial backup will be created after the encryption password is changed.

Forgotten encryption password for a backup job

The encryption password for the backup job cannot be reset by TERRA CLOUD Support.
Please check whether a password hint has been saved for the job.